Pengarahan Managemen Perkantoran

PENGENDALIAN

A.    Definisi Pengendalian

  Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain system umpan balik informasi,  membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan,

menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.

Berdasarkan batasan di atas, terdapat empat langkah dalam pengendalian, yaitu:

o   Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja

o   Mengukur kinerja

o   Membandingkan kinerja sesuai dengan standar

o   Mengambil tindakan perbaikan.

B.     Elemen Pengendalian

1. Kondisi atau karakteristik yang dikendalikan
2. Instrument atau metode sensor untuk mengukur kondisi atau karakteristik yang dikendalikan.
3. Kelompok, unit, atau instrumen kendali yang akan membandingkan data yang diukur dengan pekerjaan yang direncanakan dan mengarahkan mekanisme perbaikan untuk memenuhi kebutuhan.
4. Kelompok atau mekanisme yang bergerak dan mampu mengadakan inovasi dalam sistem operasi.

C.                 Jenis-jenis Pengendalian

1.         Pengendalian Umpan Balik

Pengendalian ini memantau operasi proses maupun masukan  dalam suatu usaha untuk menerka penyimpangan yang potensial agar tindakan perbaikan atas penyimpangan yang terjadi dapat dilakukan untuk mencegah permasalahan kompleks menimpa organisasi.

2.      Pengendalian Umpan Maju

Salah satu kelemahan utama system pengendalian umpan balik adalah bahwa system tersebut tidak memberikan peringatan suatu penyimpangan sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti. Dampaknya penyimpangan yang memakan biaya besar dapat berlangsung terus atau semakin buruk sebelum tindakan perbaikan yang efektif dilaksanakan. Hadirnya sistem pengendalian umpan maju dengan maksud untuk bertindak secara langsung pada permasalahan tersebut mencoba mencegah sebelum penyimpangan terjadi lagi.

3.      Pengendalian Pencegahan.

Dua sistem pengendalian yang sudah dijelaskan diatas berfungsi secara ekstern terhadap proses yang sedang dikendalikan, memantau operasi, dan terlibat dalam mengambil tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan. Sebaliknya sistem pengendalian pencegahan adalah kebijakan dan prosdur yang sebenarnya merupakan bagian dari proses tersebut. Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian intern organisasi.

Ditinjau dari waktu pelaksanaannya, pengendalian dapat dibedakan menjadi empat jenis pokok, yaitu pengendalian sebelum tindakan, kemudi, penyaringan, dan sesudah tindakan. (Newman, 1975: 69) dan (Stoner dan Wankel, 1986: 578-579).

1.      Pengendalian Sebelum Tindakan

Pengendalian ini sering disebut pengendalian pendahuluan. Pengendalian untuk memastikan bahwa sebelum tindakan dimulai maka sumber daya manusia, bahan, dan financial yang diperlukan telah dianggarkan.

2.      Pengendalian Kemudi

Pengendalian ini dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan sebelum suatu urutan kegiatan tertentu diselesaikan.

3.      Penyaringan atau Pengendalian Ya/Tidak

Pengendalian penyaringan berguna sebagai alat kendali ganda sekaligus menyempurnakan pengendalian kemudi. Pengendalian ya atau tidak merupakan suatu proses penyaringan aspek-aspek yang spesifik dari suatu prosedurnya harus disetujui atau syarat tertentu dipenuhi sebelum aktifitas dapat iteruskan.

4.      Pengendalian Setelah Tindakan

Pengendalian ini berusaha untuk mengukur hasil atas suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengendalian ini juga digunakan sebagai dasar untuk balas jasa atau untuk memotivasi karyawan.

D.    Rancangan Proses pengendalian

1.      Penetapan Hasil yang Diinginkan

Manajer harus menetapkan hasil yang ingin dicapai sespesifik mungkin. Penerpan tujuan seperti meningktkan produktivitas, menaikkan harga produk dan meningkatkan pelayanan pelanggan terlihat kabur. Oleh karena itu, perlu dispesifikasikan menjadi meningkatkan produktivitas sebesar 10 %, menaikkan harga pokok dari Rp5.000,- menjadi Rp7.500,-, menyelesaikan setiap keluhan pelanggan, dan sebagainya. Disamping itu hasil yang diinginkan hendaknya dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya. Demikian pula apabila individu yang bersangkutan berhasil dalam pencapaian hasil, perlu dierikan imbalan yang sesuai dengan tanggung jawab dan pengorbanannya. 

2.      Penentuan Prediktor Hasil

Salah satu tugas penting dari manajer yang akan merancang aktivitas pengendalian adalah menentukan sejumlah indikator atau prediktor yang terhandal untuk setiap tujuannya. Indikator peringatan awal yang dapat membantu manajer dalam mengestimasi apakah tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud atau tidak menurut Newman meliputi hal-hal berikut:

Ø    Pengukuran Masukan

Suatu perubahan dalam masukan kunci akan memberikan isyarat kepada manajer bahwa ia perlu mengadakan perubahan terhadap rencananya, atau mengambil beberapa tindakan perbaikan.

Ø    Hasil Tahap Awal

Apabila hasil tahap awal ternyata lebih baik dari pada yang diharapkan atau sebaliknya, mungkin perlu dilakukan penilaian kembali dan tindakan yang tepat dapat diambil.

Ø    Gejala

Gejala adalah kondisi yang tampaknya berhubungan dengan hasil akhir tetapi tidak langsung mempengaruhi hasil tersebut.

Ø    Perubahan dalam Kondisi yang diasumsikan

Estimasi awal yang didasarkan atas anggapan bahwa kondisi yang normal akan berlaku. Suatu perubahan yang tidak diharapkan, seperti pengembangan produk aru oleh pesaing atau kekurangan bahan baku, akan menunjukkan perlunya untuk mengevaluasi kembali taktik dan tujuan organisasi,

3.      Penentuan Standar Atas Predictor dan Hasil

Penentuan standar atas prediktor  dan hasil akhir merupakan suatu bagian penting dalam desain proses pengendalian. Tanpa tolok ukur, manajer barangkali bereaki secara berlebihan terhadap penyimpangan yang tidak berarti.

4.      Penentuan Jaringan Informasi dan Umpan Balik

Tahap ini adalah menentukan sarana untuk mengumpulkan informasi mengenai predictor dan sarana untuk membandingkan predictor dengan standar.

5.      Penilaian Informasi dan Pengambilan Tindakan Perbaikan

Tahap ini menyangkut pembandingan prediktor dengan standar, penetapan mengenai tindakan apa yang perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan tersebut.

E.     Karakteristik Pengendalian yang Efektif

1.      Akurat

2.      Tepat Waktu

3.      Objektif Dan Komperehensip

4.      Dipusatkan pada Tempat Pengendalian Strategis

5.      Secara Ekonomi Realistic

6.      Secara Organisasi Realistic

7.      Dikoordinasikan dengan Arus Pekerjaan organisasi

8.      Fleksibel

9.      Preskriptif dan Operasional

10.  Diterima Para Anggota Organisasi

 PENGARAHAN

A.                KONSEP DASAR

Hampir tak ada orang yang mampu menjadikan dirinya sendiri tanpa pertolongan orang lain. Demikian pula, dalam suatu organisasi, bawahan selalu perlu petunjuk dan bimbingan dari pemimpin maupun sistem organisasi, baik secara langsung maupun berdasarkan norma yang telah tertulis. Semakin besar frekwensi pekerjaan yang ditekankan pada bawahan, cenderung semakin besar pula petunjuk oprasional untuk mengoprasikannya. Meskipun pada praktiknya selama operasi, bawahan seolah-olah mampu mengerjakan pekerjaannya tanpa bantuan orang lain. Namun sebelun tindakan dilakukan strategi pelaksanaannya telah dipelajari secara matang, khususnya pimpinan kepada hearki lansung bawahan yang bersangkutan.

Suatu pengarahan dapat diberikan bebagai batasan. Batasan tersebut ada yang bersifata umum maupun spesifik, tergantung pada frekwnsi kerja dan motif usaha yang dikembangkan secara umum, pengarahan dapat diberikan batasan sebagai suatu proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi  kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

B.                 TUJUAN PENGARAHAN

Sama halnya dengan langakah setiap orang dalam kehidupannya, pengarahan pun dioperasikan memiliki tujuan tertentu. Dalam setiap system tertentu, pengarahan tidak mungkin sama tujuannya dengan system lain. Kendatipun sama jangka waktu, prosedur, maupun motodenya tidak mungkin sama. Hampir setiap manajer mengoprasikan fungsi pengarahan dengan menekankan pada keluaran yang mungkin dihasilkan sekaligus mewujudkan tujuan yang ingin dicapai.

Secara umum tujuan pengarahan yang ingin dicapai pada setiap system perusahaan maupun organisasi adalah sebagai berikut:

1.                  Menjamin kontinutas perencanaan.

2.                  Membudayakan prosedur standar.

3.                  Menghindari kemankiran yang tak berarti.

4.                  Membina disiplin kerja.

5.                  Membina motivasi yang terarah.

C.                 PERAN KOMUNIKASI DALAM PENGARAHAN

Suatu komunikasi dapat diberikan beberapa batasan. Salah satu batasan umum dan seringkali berlaku pada berapa system organisasi adalah proses penyampaiyan informasi atau pengertian dari pengirim pesan keada penerima dengan menggunakan tanda atau symbol yang sama, baik bersifat oral maupun bukan oral. Dalam hubungannya dengan struktur organisasi, infofmasi dapat mengalir vertical, horizontal, maupun diagonal.

1.                  System Komunikasi Vertical

System komunikasi vertical terjadi dari atas maupun bawah. Komunikasi dari atas terjadi manakala manajer mengadakan komunikasi dengan para bawahannya dari jenjang hierarki yang lebih tinggi kejenjang yang lebih rendah. Sebaliknya, komunikasi dari bawah terjadi manakala bawahan mengadakan kontak lisan maupun tertulis dengan manajer, atau juga dapat terjadi antara manajer pertama dengan manajer menegah dan seterusnya.

2.                  System Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini terjalin antar Departemen, unit dan bagian dalam satu heararki organisasi.

3.                  System Komunikasi Diagonal.

Komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur komunikasi yang penggunanya amat langka. Akan tetapi dalam kondisi tertentu sebenarnya amat penting, khususnya apabila para bawahan tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui media lainya. Misalnya, penyila keuangan bermaksud menyusun analisis biaya distribusi.  

Ketiga system komunikasi diatas banyak bergantung pada delapan elemen penting yang harus selalu ada untuk menghasilkan komunikasi yang efektif, yaitu:

a.        Pengirim

Adalah seorang yang memiliki informasi kebutuhan atau keinginan, dan sebuah maksud untuk disampaikan kepada satu atau orang lain.

b.        Penyandian

Ini berlangsung manakala pengirim menerjemahkan informasi yang akan dikirim kedalam serangkaiyan symbol. Hal ini dipandang perlu karena informasi hanya dapat ditransfer dari satu orang kepada orang lain melalui gambaran atau symbol.

c.         Pesan

Adalah bentuk fisik ketika pengirim menyediakan informasi. Dengan kata lain pesan adalah sesuatu yng ingin disampaikan oleh seseorang kepada orang lain.

d.        Saluran

Adalah media pengirim dari satu orang ke orang lain

e.         Penerima

Adalah orang yang indranya menagkap pesan pengirim.

f.          Pengurai sandi

Adalah proses penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya kedalam informasi yang bermakna.

g.        Gaduh

Adalah satu factor yang mengacaukan, membingungkan atau mengganggu komunikasi. Gangguan tersebut dapat bersifat intrn misalnya apabila seorang penerima tidak memberikan perhatian, atau ekstrn misalnya bila pesan tersebut diganggu oleh bunyi lain dalam lingkungan.

h.        Umpan balik

Adalah suatu perbalikan proses komunikasi ketika reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Umpan balik organisasi dapat tampil dalam berbagai bentuk yang berkisar dari uman balik langsung, misalnya pernyataan lisan yang sederhana bahwa pesan telah diterima, sampai dengan umpan balik tidak langsung, yang dinyatakan melalui  tindakan atau dokumentasi.

D.                LAPORAN

Laporan merupakan alat untuk mengetahui perkembangan atau kemunduran organisasi itu sendiri.

Laporan dapat diberikan beberapa batasan, namun batasan tersebut tidak mengikat batasan lain yaitu:

1. Laporan adalah pengenal informasi nyata yang ditujukan kepada orang tertentu untuk tujuan tertentu.
2. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi.
3. Laporan adalah alat komunikasi ketika penulis membuat beberapa kesimpulan atau rekomondasi mengenai fakta atau keadaan yang telah di selidiki.

Dengan dibuatnya laopran terdapat beberapa manfaat yang dapat dipetik yaitu:

1. Tanggung gugat/pertanggungjawaban dan pengendalian.
2. Penyampaiyan informasi
3. Masukan pengambilan keputusan
4. Alat membina kerja sama dan koordinasi
5. Alat pengembangan gagasan dan tukar menukar pengalaman.

Namun seringkali mengalami kesulitan untuk mengembangkan laporan yang efektif. Laporang yang efektif minimum memeenuhi criteria sebagai berikut:

1. Benar dan objektif
2. Jelas dan terandal
3. Efektif
4. Tegas dan taat asas
5. Tetap waktu
6. Lengakp
7. Tepat sasaran